En todas las casas organizar el escritorio puede resultar en una tarea ardua y desafiante debido a la cantidad de papeles que se suelen acumular.
Ya sea que exista un ambiente especialmente designado como escritorio o que éste funcione en un rincón en otro espacio de la casa, siempre hay un lugar en el cual se guardan los papeles (boletas, garantías, certificados, documentos, etc.). Pero lejos de almacenar papeles solamente, los escritorios también se utilizan como home office o como centro de tareas escolares. Cuantas más funciones se realicen y cuantas más personas lo utilicen mayor será el desafío de organizar el escritorio.
Organizar el escritorio, permite encontrar los documentos importantes o los útiles para la tarea con mayor facilidad lo que dará por resultado un aumento de la eficiencia y una reducción del estrés y las corridas.
Por eso, en Idomum te acercamos algunos consejos para que puedas organizar el escritorio y mantenerlo en el tiempo.
Clasificar en 5 categorías
Para comenzar la tarea de organizar el escritorio se sugiere tener a mano 5 bolsas o preferentemente cajas grandes: “para tirar”, “para archivar”, “para donar”, “para ordenar”, “para guardar en otro ambiente”. Es importante disponer de tiempo suficiente para revisar todos los papeles y clasificarlos en las cinco categorías definidas.
Una sugerencia es comenzar por los papeles más fáciles: revistas y diarios viejos, folletos y papeles de propaganda, anotaciones viejas, etc.
Una vez clasificados los papeles en las 5 categorías continuar con la clasificación del resto de los elementos del escritorio (útiles escolares, útiles de oficina, libros, cables, etc.).
Establecer Zonas
Para organizar el escritorio, se aconseja dividirlo en zonas de acuerdo a las tareas realizadas y a los objetos y papeles que quedaron en las categorías “para archivar” y “para ordenar”. Algunas de las zonas sugeridas pueden ser:
Zona de Trabajo: Que será el área del mueble que oficia de escritorio con la PC, la impresora, el TE, una lámpara, un organizador de escritorio, un archivo con los papeles de uso corriente y demás elementos que se necesiten al alcance de la mano.
Zona de Útiles de Oficina: Dependiendo de la disponibilidad de espacio, pueden utilizarse uno o más cajones o un estante en algún armario. Aquí se organizarán por ejemplo, los cartuchos extra de impresora, las resmas de papel, los lápices, las lapiceras, la abrochadora, los ganchitos, la cinta adhesiva, etc.
Zona Escolar: De acuerdo al tamaño del escritorio, se podrá asignar un sector para armar un rincón para tareas o simplemente organizar los papeles y útiles escolares extra en un armario o cajón. Algunos de los elementos a guardar serán por ejemplo: lápices, lapiceras, gomas, sacapuntas, reglas, pegamento, repuestos de hojas, mapas, etc. Contar con una provisión de útiles escolares extra bien organizados y fácilmente ubicables permite ahorrar tiempo, dinero y corridas de último momento. (Ver también: Terminan las clases: Consejos para ordenar los útiles escolares)
Zona de Libros: En el escritorio puede estar la única biblioteca de toda la casa o una biblioteca específica con libros técnicos y/o escolares.
Zona de Archivo: De acuerdo a la cantidad de papeles que hayan quedado en la caja “para archivar” se recomienda contemplar suficiente espacio para acomodarlos de manera ordenada, claramente identificados para facilitar su mantenimiento y recupero. Lo ideal es minimizar los papeles a archivar escaneando y guardando en un disco duro o en la nube todo lo que no sea necesario conservar en papel.
Por último, vale la pena recordar que la organización del escritorio y los papeles es clave para el buen funcionamiento de la casa y el esfuerzo que demanda paga su recompensa en menores dolores de cabeza y mayores ahorros de tiempo en buscar “ese papel tan importante” en el día a día. (Ver también: Consejos para ordenar el espacio de trabajo)
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